Aviso de Prácticas de Privacidad

APÉNDICE D: Aviso de Prácticas de Privacidad

Sistema de información de gestión de personas sin hogar (HMIS) del CoC del condado de San Diego
Aviso de Prácticas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN Y
CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVISELO CUIDADOSAMENTE.

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, puede comunicarse con su proveedor de servicios o con:
Grupo de trabajo regional sobre personas sin hogar
4699 Murphy Canyon Rd., San Diego, CA 92123
858-292-7627
support@rtfhsd.org

Su información es personal y el Grupo de trabajo regional sobre personas sin hogar (RTFH) se compromete a protegerla. Su información también es muy importante para nuestra capacidad de brindarle servicios de calidad y para cumplir con ciertas leyes. Este aviso describe las prácticas de privacidad que nuestros empleados y demás personal deben seguir al manejar su información.

Estamos legalmente obligados a: Mantener su información confidencial, darle este aviso de nuestros deberes legales y
prácticas de privacidad con respecto a su información, y cumplir con este aviso.

CAMBIOS A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho de revisar o cambiar los términos de este Aviso y de aplicar esos cambios a nuestras políticas y procedimientos con respecto a su información. Para obtener una copia de este aviso, puede preguntarle a su proveedor de tratamiento o a cualquier miembro del personal, o visitar el sitio web de RTFH en http://www.rtfhsd.org.

CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN

Para vivienda: Creamos un registro de su información, incluidos los servicios de vivienda que recibe en nuestras agencias asociadas. Necesitamos este registro para brindarle servicios de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales.

Su equipo de servicio puede usar o divulgar su información a otro personal que participe en la prestación de servicios para usted. Por ejemplo, un navegador de vivienda puede necesitar información sobre discapacidad para proporcionar recursos de vivienda apropiados. Su equipo de servicio puede compartir su información para coordinar las diferentes cosas que necesita, como referencias y servicios.

También podemos usar y divulgar su información a personas ajenas a esta agencia que pueden estar involucradas en la coordinación de su servicio cuando accede a los servicios de nuestras agencias asociadas. Podemos usar y divulgar su información para contactarlo con un recordatorio de que tiene una cita y tiene derecho a decirnos cómo desea recibir recordatorios de citas. A petición suya, se le proporcionará un formulario para tal fin.

Podemos usar y divulgar su información para recomendar opciones de servicio o alternativas que puedan ser de su interés. Además, podemos usar y divulgar su información para informarle sobre los beneficios o servicios relacionados con la salud que pueden ser de su interés, por ejemplo, la elegibilidad para Medi-Cal o los beneficios del Seguro Social. Tiene derecho a rechazar esta información.

Para la Corroboración del Servicio: Podemos usar o divulgar información básica sobre usted para que no tenga que proporcionar información más de una vez. Este intercambio, solo cuando accede a una de las agencias participantes, puede ayudar a evitar la duplicación de servicios y referencias que ya está recibiendo.

Para operaciones RTFH: Podemos usar y divulgar información sobre usted para operaciones administrativas. Estos usos y divulgaciones son necesarios para administrar nuestra agencia y garantizar que todos nuestros clientes reciban servicios de calidad. Por ejemplo, podemos usar información para revisar nuestros servicios y evaluar el desempeño de nuestro personal en la prestación de esos servicios.

También podemos combinar información de nuestras agencias participantes para decidir qué servicios adicionales deben ofrecerse, qué servicios no son necesarios y si ciertos servicios nuevos podrían ser efectivos.

También podemos combinar la información con información de otras agencias para comparar cómo lo estamos haciendo y ver dónde podemos mejorar los servicios que ofrecemos. Podemos desidentificar su información para que otros puedan usarla para estudiar la prestación de servicios sin saber quiénes son los clientes específicos.

A menos que se oponga, podemos divulgar su información a cualquier otra persona identificada por usted que esté involucrada en sus servicios. Su objeción debe ser por escrito (a su solicitud, se le proporcionará un formulario para este propósito). No cumpliremos con su objeción en circunstancias en las que hacerlo lo exponga a usted oa otra persona a un peligro.

En el caso de un desastre, podemos divulgar su información a una agencia de ayuda para desastres de vivienda.

USOS Y DIVULGACIONES QUE NO REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN

Investigar: En determinadas circunstancias, podemos utilizar y divulgar información sobre usted con fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede involucrar la comparación de sus niveles de servicio y de todos los clientes que recibieron servicios similares. Sin embargo, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial. Este proceso evalúa un proyecto de investigación propuesto y su uso de información, tratando de equilibrar las necesidades de investigación con la necesidad de los clientes de privacidad de su información. Antes de que usemos o divulguemos información para investigación, el proyecto habrá sido aprobado a través de un proceso de aprobación de investigación, pero podemos, sin embargo, divulgar información sobre usted a personas que se preparan para realizar un proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarlos a buscar clientes con necesidades específicas, siempre y cuando la información que revisan no salga de nuestra agencia.

Según lo requerido por la ley: Usaremos y divulgaremos información cuando así lo exija la ley o regulación federal o estatal.

Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad: Podemos usar y divulgar su información cuando sea necesario para evitar una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad del público o de otra persona.

Actividades de salud pública: Podemos divulgar su información para actividades de salud pública, como denunciar el abuso o la negligencia de niños, ancianos y adultos dependientes;

Abuso, negligencia o violencia doméstica: Podemos divulgar su información cuando notifiquemos a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Solo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando lo exija o lo autorice la ley.

Actividades de supervisión: Podemos divulgar su información a una agencia de supervisión federal, como el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano, para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión son necesarias para que el gobierno controle los programas de servicios gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Órdenes judiciales y citaciones: Si está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar su información en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por parte de otra persona involucrada en una disputa.

Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar su información si así lo solicitan los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley en cualquiera de las siguientes circunstancias:
• En respuesta a una orden judicial, citación, orden judicial, emplazamiento o proceso similar;
• Acerca de la víctima de un delito si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el consentimiento de la persona;
• Sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta delictiva;
• Sobre conducta criminal en cualquiera de nuestras instalaciones; o
• En circunstancias de emergencia para denunciar un delito; la ubicación del crimen, la(s) víctima(s); o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

OTROS USOS DE SU INFORMACIÓN

Otros usos y divulgaciones de su información no cubiertos por este Aviso o las leyes que se aplican a nosotros se realizarán únicamente con su autorización por escrito. Si nos proporciona autorización para divulgar su información, puede revocar esa autorización, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, ya no usaremos ni divulgaremos su información por los motivos cubiertos por la autorización, excepto que no podemos retirar ninguna divulgación que ya hayamos hecho cuando la autorización estaba en vigencia, y estamos obligados a conservar nuestros registros de los servicios que le proporcionamos.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN SOBRE USTED

Derecho a inspeccionar y obtener copias:
Con ciertas excepciones, tiene derecho a inspeccionar y obtener copias de su información de nuestros registros. Para inspeccionar y obtener copias de su información, debe enviar una solicitud por escrito a su proveedor de servicios donde recibió los servicios. Si solicita una copia de su información, es posible que le cobren una tarifa por los costos de copiado, envío por correo u otros suministros asociados con su solicitud.

Podemos denegar su solicitud de inspeccionar y obtener copias de partes de su información. Si se le niega el derecho a inspeccionar y obtener copias de su información en nuestros registros, puede apelar esta decisión y solicitar que otro profesional de servicios designado por el RTFH, que no participó en su tratamiento, revise la denegación. (Si lo solicita, se le proporcionará un formulario para esta solicitud).

Derecho a solicitar una enmienda: Si cree que su información en nuestros registros es incorrecta o está incompleta, puede solicitarnos que modifiquemos la información. Tiene derecho a solicitar una modificación mientras conservemos la información. Para solicitar una modificación, debe enviar una solicitud por escrito a su proveedor de servicios. Además, debe informar a su proveedor el motivo de la modificación y ante qué agencia desea que se presente su solicitud. Su solicitud pasará a formar parte de su expediente. (Si lo solicita, se le proporcionará un formulario y una lista de las agencias participantes para este propósito).

Derecho a Solicitar Restricciones:

Tiene derecho a solicitar que sigamos restricciones especiales adicionales al divulgar su información. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para brindarle un tratamiento de emergencia según lo determine un médico. Para solicitar restricciones, debe realizar su solicitud por escrito a su proveedor de servicios. En su solicitud, debe decirnos qué información desea limitar, el tipo de limitación y a quién desea que se aplique la limitación.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre citas u otros asuntos relacionados con sus servicios de una manera específica o en un lugar específico. Por ejemplo, puede solicitar que solo nos comuniquemos con usted en el trabajo o por correo en un apartado postal. Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe realizar su solicitud por escrito a su administrador de casos de la Agencia o la persona a cargo de sus servicios. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea ser contactado.

Derecho a una copia impresa de este aviso: Puede solicitarnos una copia impresa de este Aviso en cualquier momento. Incluso si ha aceptado recibir este Aviso electrónicamente, tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso. Para obtener una copia impresa de este Aviso, pregunte a cualquier miembro del personal. También puede obtener una copia de este Aviso en nuestro sitio web www.rtfhsd.org.

QUEJAS

Tiene derecho a presentar una queja si cree que el personal de RTFH no ha cumplido con las prácticas descritas.
en este Aviso. Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. No será sancionado de ninguna manera por presentar una
queja.

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el RTFH. Puede hacerlo completando el documento de Procedimiento de quejas de HMIS disponible en esta página web (rtfhsd.org/hmis/hmis-documents) o describiendo su queja en otro formato y compartiendo esa información con el Grupo de trabajo regional utilizando uno de los métodos de contacto a continuación:

Para presentar una queja ante el RTFH, comuníquese con:
Grupo de trabajo regional sobre personas sin hogar
4699 Murphy Canyon Rd., San Diego, CA 92123
858-292-7627
support@rtfhsd.org

Para presentar una queja ante el Estado de California, comuníquese con:
www.privacidad.ca.gov
866-785-9663
800-952-5210

Nuestro Aviso de prácticas de privacidad está sujeto a cambios. Si cambiamos nuestro aviso, puede obtener una copia del aviso revisado accediendo a nuestro sitio web, http://www.rtfhsd.org o comunicándose con cualquier miembro del personal involucrado en sus servicios.

Si tiene alguna pregunta sobre nuestro Aviso de prácticas de privacidad, comuníquese con:
Grupo de trabajo regional sobre personas sin hogar
4699 Murphy Canyon Rd., San Diego, CA 92123
858-292-7627
support@rtfhsd.org

 

Aviso de Prácticas de Privacidad del CoC del Condado de San Diego HMIS
Aprobado por la Junta de Gobierno el 21 de abril de 2016 Actualizaciones administrativas realizadas el 21 de agosto de 2019